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Formation OUTLOOK Comment s'organiser pour gagner du temps

Formation éligible au Droit individuel à la formation(en savoir plus sur le DIF)

Lieu de formation : notre centre de formation à Grenoble(plan d'accès) ou sur votre site en formation intra

Domaine de formation : BUREAUTIQUE

Durée de la formation : 1 jours ( 7 heures)   

Participants : - Commerciaux, technico-commerciaux, support à la vente, personnel de centre
- Personnes qui reçoivent plus de 50 courriels par jour

Objectifs : - Connaître les techniques d'organisation et de gestion des courriels et des documents bureautiques
- Mettre en place une organisation personnelle optimum et la faire évoluer dans le temps pour augnmenter son efficacité personnelle
- Gagner du temps dans la gestion quotidienne de l'information avec son groupe de travail


Plan de cours OUTLOOK Comment s'organiser pour gagner du temps


Programme de formation
 OUTLOOK Comment s'organiser pour gagner du temps

  • Préambule
    Les typologies d'outils, de procédures et de pratiques adaptés à la gestion de l'information
  • J'identifie les informations que je reçois et que je produits
    J'identifie mes activités journalières, mensuelles, annuelles
    J'évalue le temps requis chaque activité y compris la gestion des courriels et information traitée
    Panorama des ressources (logiciels et serveurs) mises à ma disposition
    J'identifie les échanges d'information avec mes collègues, quantité, typologie. Je propose une nomenclature pour gérer plus rapidement
    J'identifie les échanges d'information avec l'extérieur en quatité et en typologie. Je prépare les réponses types aux clients.
  • J'organise mon poste de travail
    Comment organiser les applications métiers et les rapports de statistiques (bases de données). Utiliser des rapports et les automatiser
    Organiser le travail collaboratif en fonction de son métier, suivi de dossier, suivi de question
    Gagner du temps avec des rapports et des modèles prêts à l'emploi, les raccourcis
  • J'harmonise ma boîte de messagerie avec mon métier
    Je réduis les allers-retours intempestifs entre collègues
    Je réduis la taille de la boîte de réception en archivant automatiquement les mails
    J'archive les pièces jointes des projets, des clients grâce à la gestion documentaire
    Je recherche des courriels anciens des pièces jointes archivées rapidement
    J'utilise les accès rapides aux fonctions (raccourcis, dossiers favoris)
    J'affine mon organisation régulièrement : j'anticipe un changement de portefeuille, de métier, je fais évoluer la gestion des courriels et des modèles prédéfinis.

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